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あなたの文章はどちらのタイプ？
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自分のタイプを知ることが推敲の近道！
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┏┃＼／┃・━━━━━━━━━━━━━━━━━ 2016年06月15日
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┃ 『目指せ！カスタマー・メールの達人』 No.035
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┃ ＜自分の文章タイプを知り推敲スピードをあげよう＞
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こんにちは。コラージュの加藤靖子です。
早いもので今年ももう梅雨の季節がやってきました。
雨が降ると家の中で過ごす人が多くなるので、
それに伴ってお客様からの問合せも増えるかもしれませんね。
今回は、件数の多いメール対応を少しだけスピードアップしやすくなる
方法をお伝えしますね。
■あなたの文章はどちらのタイプ？
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本メールマガジンでは、お客様へのメール返答には
共感や気持ちの受けとめ文章が必要だ、と何度かお伝えしているので、
日頃の業務の中で実践してくださっている方もいらっしゃるかと思います。
ですが、研修の現場やお寄せいただいたお便りなどでは、
共感表現がなかなか思いつきませんというお悩みや、
逆に、共感表現を入れることでメール文章が全体が長くなってしまい
困っているというお悩みをよくお聞きします。
私が行う研修でもその場で文章を書いていただくので、
その様子を見させていただくことがあるのですが、
だいたい文章を書き進めるときの型のタイプは、2パターンに分かれます。
1.簡潔タイプ：なるべく無駄な言葉を省き「簡潔に」を意識しているタイプ
2.丁寧タイプ：冷淡な雰囲気になることを避け、言葉数が多くなるタイプ
どちらが良い、悪いということはないのですが、例えば1の人と2の人が
同じ主旨の文章を書いても、やっぱり印象は異なりますよね。
それが目的に合っていれば良いのですが、
そうでない場合には読み手に違和感を与えてしまうことがありますし、
書いた本人も書き上がった文章を読んで、何かが違う、、と感じながら
調整することも多いのではないでしょうか。
□自分のタイプを知ることが推敲の近道！
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文章を書く際は、その目的に合わせて1と2を使い分け、
全体をバランスをよく整えていくのが理想的ではありますが、
それが習慣化するまでには時間を要します。
ですので、まずは、自身の文章作成のタイプを知っておくこと、
そして実際の書き進め方としては、一度ざっと全体を書いてから、
「言葉が足りないところを探して補う」か
「くどくなっている箇所の言葉数を減らす」という視点で読み直すと、
シンプルに推敲しやすくなるのではないかと思います。
慣れてくると、どの辺りを簡潔にすべきで、
何を心を込めて伝えればよいのか、という判断が早くなり、
最初からある程度完成形に近い形で書けるようになります。
他の担当者が書いた文章を査読するときにも、
自分の好みの型で書きなおしてしまうと、簡潔になりすぎたり、
長くなりすぎたりすることがあるので、元々の文章を書いた人が
どのタイプかを把握した上で手を入れる、ということを意識すると、
整いやすくなることが多いです。ぜひ実践してみてくださいね。
＜加藤靖子＞
■次号予告
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親切で丁寧な印象も度がすぎると何も伝わらない結果に！？
次回は、何をどこまで書いたらいいのかという視点をもとに、
一例をご紹介します。どうぞお楽しみに！
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