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文章の展開は自然ですか？
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伝えたいことにあわせて接続の言葉を使い分けよう！
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┏┃＼／┃・━━━━━━━━━━━━━━━━━ 2016年05月11日
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┃ 『目指せ！カスタマー・メールの達人』 No.033
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┃ ＜お客様を惹きつける文章と、惹きつけない文章の違いvol.1＞
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こんにちは。コラージュの加藤靖子です。
前回は、電話・メールに関わらず応対時の印象が大切であることを
お伝えしましたね。
そして、メールではニュアンス的な印象は伝わりにくいため、
文章を正確に整えていくとリズムもよくなり、
読みやすく伝わりやすくなるという話を書いていました。
その上で、今回はお客様を惹きつけるメールと、そうではないメールの
違いについてシンプルな確認法をお伝えします。
■文章の展開は自然ですか？
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私が多くのメール文章を読んでいる経験から、
「長くてもスラスラと最後まで読める文章」と
「さほど長くないのに引っかかりを覚える文章」との違いを挙げるとしたら、
「文章や段落ごとの展開が自然かどうか」ということです。
自然かどうかというと抽象的ですが、
要は接続詞や接続句、接続文章が適切に使われているかどうか
ということになります。
接続詞は、段落が変わるとき等の文頭に入っていることが
多いものですが、ときにパターン化された使用法が目につきます。
意味や繋がりを考えず、いつものパターンだからと
安易に用いている場合、全体を通して読んだ時に、
意味を読み取りづらくなってしまうことがあるので注意が必要です。
例えば、前の内容を打ち消す意味のある「しかしながら」が、
お礼の後に入っていたりする場合は、
他の言葉に置き換えたほうがよいですね。
中には「段落が変わっていればいいのではないか」という意見も
あるかもしれませんが、お礼を打ち消してしまうという用法に
違和感を感じる人も多いので、避けたほうが無難です。
ここで、具体的な例を見てみましょう。
......................................................................
■■をご愛用いただき誠にありがとうございます。
(×)しかしながら、この度のXXの件で
ご迷惑をお掛けしましたこと（省略）
(○)日頃よりご利用くださっているにも関わらず、
この度のXXのの件でご迷惑をお掛けしましたこと（省略）
......................................................................
いかがでしょうか。
例えば、前に来る文章が、もう少しお客様に向けて
具体的なものであれば、「しかしながら」ではなく、
「それにもかかわらず」という接続詞に置き換えてもいいですね。
□伝えたいことにあわせて接続の言葉を使い分けよう！
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接続詞の使い方を気をつけることの他に、接続句、接続文章を入れると、
格段に文章の繋がりが良くなることがあります。
言葉数の少ない接続詞の方が、すっきりと簡潔な表現になりますし、
言葉数の多い接続句は、長くはなりますが気持ちを込めた表現になります。
メール文章の中で、何を簡潔に伝え、何に気持ちを込めたいのかという
判断をして使い分けていくと良いでしょう。
気持ちを込めた表現が思いつかない、というご相談もいただきますが、
お客様が起こしてくれた行動、伝えてくれた気持ちを想像すると
思いつきやすくなると思います。
このように、接続詞や接続句をうまく使い分けることで、
文章にメリハリが生まれ、より読みやすく伝わりやすい文章になります。
この機会に、ご自身の文章が「自然な展開になっているか」という点に
着目して、読み返してみてくださいね。
＜加藤靖子＞
■次号予告
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必要な接続文章が抜けていることで、
文章の展開が唐突になってしまうケースも！
次号も、お客様を惹きつける文章と惹きつけない文章の違いについて
お伝えする予定です。どうぞお楽しみに！
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