-
全体の”トーン”を意識していますか？
- 書き手の雰囲気が伝わるような文章を心がけよう！
┏━━┓
┏┃＼／┃・━━━━━━━━━━━━━━━━━ 2016年03月09日
┃┗━━┛
┃ ＊*.‥～ そのつながりをカタチにするために ～‥.*＊
┃
┃ 『目指せ！カスタマー・メールの達人』 No.029
┃
┃ ＜メール文章がまとまらない3つの理由＞
┃
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━・・
Published by COLLAGE,Inc. http://collage.co.jp
Facebook: www.facebook.com/collage.commu
こんにちは。加藤靖子です。
今日は、メール返信文章を書く際の、意識の持ち方について
お話ししたいと思います。
■全体の”トーン”を意識していますか？
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━・
読者さんからのメールや研修中などに、
「上司などに相談して文章を書き直していると、
全体がまとまらなくなってきて。。。」という相談を受けることがあります。
実際、担当者の方が書かれたメールを確認しているときにも、
妙な読みづらさを感じることがあります。
原因を探ってみると、段落ごとに文章の“トーン”が変わっていて、
全体を通して読もうとすると、引っ掛かりを覚えるというケースです。
日本語として文章が間違えているわけではないので、
チェックをする担当者も、問題があることに気がつかずに
そのままお客様に送信してしまう、というケースも多いため、
注意が必要です。
これは意外と見逃されがちなので、ここで1度確認しておきたいと思います。
□書き手の雰囲気が伝わるような文章を心がけよう！
-----------------------------------------------------------------------
ある企業のメール添削OJT研修の中で、
上記に書いたような違和感を感じるメールに出会うことがあり、
それらのメールが書かれてしまう背景は3つありました。
(1)過去の事例からそのままコピー＆ペーストしている場合。
(2)1度書いたものを上司（査読担当者）からの指摘で書きなおした場合。
(3)他部署に確認を要する内容で、他部署からの回答を
そのままコピー＆ペーストしている場合。
3つのケースとも、自分の文章の中に他人の文章が混ざっているので、
言葉遣いや言い回しの硬さ／柔らかさ等が混交してしまい、
それが読みづらさや違和感に繋がることが多いようです。
例えば、Aさんが比較的柔らかい文体で書いているところに、
Bさんが書いたいわゆるビジネス文章のような硬い文章が挿入されると、
それが意図的でない場合、お客様に伝えたかったことが伝わらない、
という原因にもなってしまいます。
文章を書くときに、形が整っていることはもちろん大切なのですが、
読み手からみて、書き手の雰囲気が伝わるよう意識することも重要です。
上記に紹介した3つのケースのように、
本来の書き手以外の意思が入っているときには、
”トーン”の差異をうめるために展開をつなぐ言葉を挿入する、
もしくは、本来の書き手が自分の言葉で書き直す、
ということが必要になってきます。
このような”トーン”の違いを解消するには、
ご自身がAさんだとすると、他の人から提案された文章を
自分だったらどのような書き方をするか、という視点で
リライトすると収まりがよくなります。
特に、他部署から専門的な回答を得た場合や、上司に提案された文章は
そのまま使用しがちですので、全体を読み直してみて
読みづらい箇所や違和感がないか確認してみることをお勧めします。
逆に、ご自身が承認担当者であったりして、
文章を書き直すことがある場合には、
元々の文章と文体が変わり過ぎないようにするという意識を
持っておくことも必要になります。
複数人でメールを推敲する際には、ぜひ心がけてみてくださいね。
<加藤 靖子>
■次号予告
━━━━━━━━━━━━━━━━━・
お客様から届くメールには、感情をそのまま伝えるものもあれば、
一見して分かりづらい書き方になっているものも。。。
次回は、ネガティブな感情がどのように表されることがあるか、
についてお伝えします。どうぞお楽しみに！
■個人向けメール添削サービスのご案内
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
コラージュでは個人様向けのメール添削サービスをご用意しております。
会社で勉強する機会がなかなかなくて・・・という方にご好評です！
個人向けオンラインメール添削講座のご案内はコチラから
→ http://www.collage.co.jp/personal/correct/
■ご意見・ご感想などをお聞かせください！
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
読者のみなさまからのご意見やご感想をお待ちしております。
『目指せ！カスタマーメールの達人』へのメールはコチラまで。
→ cuscommu@collage.co.jp
◇Facebookからも購読のお申込みができます。
お知り合いでご興味がある方がいらっしゃれば、ぜひご紹介ください！
Facebook→ www.facebook.com/collage.commu
◇他の加藤靖子カスタマーメール関連記事はコチラ
→「心をつかむカスタマーメール」（日経BP ITpro連載）
http://itpro.nikkeibp.co.jp/article/COLUMN/20130604/481883/?ST=selfup
┏━━┓
┏┃＼／┃━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
┃┗━━┛
┃ ～そのつながりをカタチにするために～
┃ 目指せ！カスタマー・メールの達人
┃
┃ ◇発行◇ 株式会社コラージュ
┃ ◇編集◇ 増田友美
┃ 〒150-0001 東京都渋谷区神宮前2-18-21
┃ MAIL: cuscommu@collage.co.jp
┃ WEB: http://collage.co.jp
┃ Facebook: www.facebook.com/collage.commu
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━