- 読みづらい文章になっていませんか？
- 文章の流れやリズムを意識してみよう！
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┏┃＼／┃・━━━━━━━━━━━━━━━━━ 2015年10月07日
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┃ 『目指せ！カスタマー・メールの達人』 No.020
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こんにちは。加藤靖子です。
以前、お客様に読んでもらいやすいメールの『レイアウト』については
お話しましたが、本日は読んでもらいやすい『文章』を書くコツについて
お伝えしていきたいと思います。
■読みづらい文章になっていませんか？
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読みやすさのポイントとしてまず意識したいことは、
文章の『リズム』が良いかどうか、ということです。
例えば、
「Aの件につきましては、◯◯◯◯◯◯◯◯◯でございます。
Bの件につきましては、◯◯◯◯◯◯◯◯◯ございます。
Cの件につきましては、◯◯◯◯◯◯◯◯◯ございます。」
など、お客様への説明が続くような場合、
同じ言い回しの文末が続いてしまっていることはありませんか？
ワンパターンな文末表現が続いたとしても意味は通じるのですが、
単調で読み進めにくい文章に感じてしまうことが多いものです。
声に出して読んでみると、気が付きやすいかもしれませんね。
他にも読みづらい文章の特徴としては、
接続文章が不適切で、ぶつ切れな印象のある場合です。
返答文章をコピーアンドペーストした際に、よく起きてしまいます。
□文章の流れやリズムを意識してみよう！
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上記の例については、状況により書き換えの方法も
いろいろなパターンがあるかと思いますが、
まずは下記の2つを意識してリライトしてみると良いと思います。
1.接続詞、クッション言葉や文章を挿入し流れをつくる
2.文末表現に変化をつける
例えば、下記のようなイメージです。
「Aの件につきましては、◯◯◯◯◯◯◯◯◯でございます。
なお、BのXXにつきましては、◯◯◯◯◯◯◯◯◯となっておりまして、
お客様に▲▲をお願いしたく存じます。
同様に、Cにおきましても、◯◯◯◯◯◯◯◯◯という状況がございまして、
この度のご要望にお応えすることができかねます。」
いかがでしょうか。
素晴らしく良い文章というわけではありませんが、
元々の文章よりは、リズムよく読めるのではないかと思います。
これらは、メール返信文を書くときだけのノウハウではありません。
時折、コラムなどでも、
「◯◯◯◯◯◯◯◯◯ました。
◯◯◯◯◯◯◯◯◯ました。
◯◯◯◯◯◯◯◯◯ました。」
と同じ文末が続いている文章を見ることがありますが、
これも子供っぽい日記のような印象を与えてしまいがちです。
文末のバリエーションを意識すると、自ずと書き出しの部分も
別のアイディアが浮かんできたり、内容も具体的に書けたりします。
返信文章の品質をあげるためには、いろいろと細かな工夫がありますが、
まずは、同じ文末が続かないように意識してみると、全体的に1段階ずつ
レベルがあがっていくのではないかと思います。＜加藤靖子＞
■次号予告
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シフトの都合で、お客様とのやりとりの途中に別の担当者へ引き継いだら
思わぬトラブルに！なんてことありませんか？
次回は、担当者を引き継ぐ場合に注意したいポイントについてお伝えします。
どうぞお楽しみに！
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→「心をつかむカスタマーメール」（日経BP ITpro連載）
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