- メールの伝わりやすさは『レイアウト』で決まる！？
┏━━┓ ┏┃＼／┃・━━━━━━━━━━━━━━━━━ 2015年07月08日 ┃┗━━┛ ┃ ＊*.‥～ そのつながりをカタチにするために ～‥.*＊ ┃ ┃ 『目指せ！カスタマー・メールの達人』 No.014 ┃ ┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━・・ Published by COLLAGE,Inc. http://collage.co.jp Facebook: www.facebook.com/collage.commu こんにちは。コラージュの加藤靖子です。 今回は、お客様への返信メールを読みやすく伝わりやすいものに するために、文章を”ラッピング”してみよう！というお話を 2回にわたってお届けします。 第1弾の今日は『レイアウトの整え方』についてです。 ■ メールの伝わりやすさは『レイアウト』で決まる！？ ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━・ 皆さんはメールのレイアウトについて、 どのくらい意識なさっているでしょうか。 メールでのコミュニケーションも一般化して20年弱になるので 改行や空行なしのメールを受けとることも少なくなりましたが、 以前は、画面いっぱいにぎっしり文字が詰まったメールを 受けとることもありました。 同じことが書いてあってもレイアウトが異なるだけで、 内容を把握するためにかかる時間が変わってくるんですよね。 特に、パソコンなどのディスプレイ上で読まれるメールは、 適度に白い部分ができるように改行したり、 空行を入れることでグンと読みやすくなります。 これは書簡やビジネス文書、紙の誌面と違う点として、 改めて確認しておきたいことですので、今回のテーマに設定しました。 といっても、基本は「見やすさ、読みやすさを考えて整える」 ということなので、とてもシンプルです。 ------------------------------------------------------------------------------ 1. 1行が長い文章は、文章の区切りのいい箇所で改行する 2. 段落ごとに、空行を入れる 3. 罫線を活用する 4. 箇条書きを活用する ＋ 5. 1行の長い、短いにメリハリをつける ------------------------------------------------------------------------------- 上記の5点がレイアウトを整える際に考えたいことですが、 特に5.は、1.2.を整えたあとの目線として気にかけておくと良いでしょう。 同じ長さの文章での改行が続くと、それもまた読みづらい要因になるので、 強調したい箇所は、あえて短めに改行するのも1つの方法だと思います。 他は、既に実行している方も多くいらっしゃるかもしれませんね。 文章を書きおえた最後の仕上げ時に今回のお話を意識していただくと、 一層、相手にきちんと読まれやすいメールになると思います。 ぜひ今日からのメール応対業務でも意識してみてくださいね！＜加藤靖子＞ ■ 次号予告編 ━━━━━━━━ いくら丁寧に書いても、相手が読みにくいと感じてしまってはもったいない！ 次号では、伝わりやすいメールを届けるために文章を”ラッピング”する視点 第2弾『漢字とひらがなのバランス』についてお伝えする予定です。 7月22日（水）発行の次号もお楽しみに！ ■メールマガジン配信について ━━━━━━━━━━━━━━━ 読者の皆さまからのご質問には、誌面でもお答えしていきたいと 思っています。 あなたからのお便り、お待ちしております！ 「目指せ！カスタマー・メールの達人」へのメールはコチラまで → cuscommu@collage.co.jp ◇他の加藤靖子カスタマーメール関連記事はコチラ →「心をつかむカスタマーメール」（日経BP ITpro連載） http://itpro.nikkeibp.co.jp/article/COLUMN/20130604/481883/?ST=selfup ◇マガジンへのご意見・ご感想・ご質問等は大歓迎です！ → cuscommu@collage.co.jp ┏━━┓ ┏┃＼／┃━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ┃┗━━┛ ┃ ～そのつながりをカタチにするために～ ┃ 目指せ！カスタマー・メールの達人 ┃ ┃ ◇発行◇ 株式会社コラージュ ┃ ◇編集◇ 増田友美 ┃ 〒150-0001 東京都渋谷区神宮前2-18-21 ┃ MAIL: cuscommu@collage.co.jp ┃ WEB: http://collage.co.jp ┃ Facebook: www.facebook.com/collage.commu ┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━